Cómo agilizar las aprobaciones de gastos con Flow para Colppy

En cualquier proceso de digitalización se empieza de a poco. Pequeñas acciones o cambios van modificando las maneras de hacer, las metodologías y los procesos de cualquier empresa. A medida que la compañía va creciendo, la necesidad de formalizar los procesos se hace más fuerte. Un proceso formal, no debe significar lentitud en la ejecución, más bien todo lo contrario.

Jambalaya Producciones pasó por este proceso, y gracias a la integración de Flow con Colppy pudieron organizarse de manera más eficiente.

Flow para Colppy permite llevar un registro de gastos claro, preciso y ordenado. Ayuda a coordinadores, productores, managers y asistentes de Jambalaya Producciones a registrar gastos y asignarlos a distintas categorías y subcategorías. Así, es más fácil y práctico realizar reintegros a quienes corresponda, y conservar un registro susceptible de análisis.

Hablamos con Axel Jeannot, director de Jambalaya, quién nos contó los detalles de su experiencia:

¿Qué mejoras obtuvieron con el uso de la herramienta?

Antes de utilizar Flow para Colppy cargábamos los gastos en un archivo de Google Drive. Muchas veces perdíamos los tickets, o nadie miraba las planillas y pasaban semanas hasta que se descubrían gastos pendientes de reintegro. Dependiendo del evento, necesitábamos una firma de las planillas para que el área de contabilidad efectuara el reintegro. Teníamos que trasladarnos para conseguir esa autorización, y después ir a tesorería por el pago, lo que nos hacía perder tiempo.

¿En dónde vieron mayormente reflejado el impacto del cambio?

Hoy vamos armando la rendición sobre la marcha y cuando queremos la cerramos. Nos la autorizan online en minutos y, en el área de contabilidad, ya saben que nos tienen que realizar el reintegro. El circuito es más transparente y sabemos si nos aprobaron el gasto e incluso cuando ya nos lo pagaron.

Antes había oportunidades en las que pedíamos un adelanto de dinero para los gastos, ahora podemos incluso aprobar un gasto antes de realizarlo. Eso nos permite poder tomar decisiones mucho más rápidas frente a algún problema o erogación imprevista.

¿Cómo fue el proceso de implementación?

Cuando lo implementamos no sabíamos si era realmente necesario, parecía más un \”chiche nuevo\” que algo que nos fuera a ser útil. Sirvió que nos lo dieran a probar gratis durante unas semanas, porque nos dimos cuenta de todo lo que podíamos resolver de forma mucho más eficiente y ágil. Los usuarios de la App vieron rápidamente lo fácil que era usarla y cuánto tiempo se ahorraban, perdieron el miedo y la incorporaron.

¿Han implementado otros cambios pro-digitalización? ¿Cuáles piensan que serían interesantes o positivos?

¡Ahora nos entusiasmamos! Estamos evaluando otras formas para ir mejorando. Pasar a usar Colppy vs tablas de Excel hace dos años, fue un salto cualitativo importante. Cuando tenemos que organizar un evento o un show necesitamos ir a ver los lugares donde se realizarán y hacer un relevamiento del espacio. Esto es algo que no a muchos les gusta hacer. Sería bueno poder tener alguna herramienta que permita que cualquier persona pueda armar una ficha del evento. Que se puedan incluir fotos y completar la información necesaria para que al final un técnico pueda tomar decisiones sin tener que ir hasta el lugar del evento.

¿Cómo piensan que sigue el camino?

Somos una empresa chica y a veces los cambios toman tiempo para asentarse y que todos podamos entenderlos. Lo que tiene de bueno Flow es que todo el equipo, jóvenes y no tan jóvenes, la entendimos en seguida. Eso ayudó a que la usáramos sin problemas. Son cambios pequeños que en el día a día te van resolviendo problemas, aunque no siempre los veas como un problema. Te permiten trabajar mejor, más relajados, enfocándonos en brindar valor agregado sin pensar en temas administrativos u operativos.