En busca del tiempo perdido: optimizá tu trabajo | Blog de Colppy
¿Cuántas veces ocurre lo mismo? ¡Pasó el día, acumulamos más trabajo y no logramos tachar ni uno solo de nuestros pendientes!
Aunque estemos abrumados y apurados, tal vez este sea un buen momento para escabullirnos a solas y pensar, café por medio. Hacer una lista con las tareas que nos quitan el tiempo o aquellas que demandan demasiado.
Pueden llevar distintos nombres o activarse por diferentes circunstancias pero, en definitiva, tras un análisis más o menos largo, pronto descubriremos que los quitatiempos provienen del “afuera” y conforman gran parte de nuestra tarea diaria. Podemos llegar a encauzarlos, pero no podremos evitarlos. En todo caso, (re)conocerlos es el primer paso.
- Búsqueda de información: pedir datos, buscar datos, pedir datos, reclamar datos, revisar datos, consultar datos, pedir datos. Gran parte del tiempo tenemos que dedicarlo a obtener la materia prima de nuestro trabajo: la información.
Cuando se trata de aquella información que usamos todos los meses sería deseable que, sin necesidad de solicitarla, la recibiéramos. Sin embargo, no suele ocurrir. Peor aún, muchas veces, aun enviando un oportuno recordatorio, solo tenemos info parcial o incompleta y, a poco de empezar, hay que interrumpir el trabajo para pedir lo faltante.
Autoabastecernos
Cuanto más podamos autoabastecernos, más podremos avanzar. Acá cobra especial importancia que contemos con la posibilidad de acceder a distancia al sistema de gestión de nuestros clientes.
Claro que, para ello, la información deberá estar cargada a tiempo por la persona que tiene el tema a cargo. Si no, empezaremos otra vez a pedir datos, reclamar datos…
- Trabajos cangrejo: se trata de aquellas cosas que hicimos y que tenemos que volver a hacer.
Hay muchas razones por las cuales trabajos finalizados, regresan al mundo de los vivos.
Ya sea porque hay que hacer un nuevo vep ya que se cometió algún error al intentar pagarlo en el banco. O directamente porque no se pagó, venció y ahora hay que generar nueva boleta de pago con cálculo de intereses. Que pueden volver a quedar impagos.
A su vez, sabemos que la falta de pago generará reclamos, los fiscos enviarán notificaciones y que habrá que presentar descargos.
Trabajos que hicimos y vuelven y hay que volver a hacer.
- Rectificativas de ingresos brutos: hablando de “trabajo cangrejo” seguramente estas lucharán por un lugar en el podio.
Por motivos puramente recaudatorios, muchos fiscos provinciales permiten computar retenciones o percepciones de ingresos brutos únicamente en el período fiscal del comprobante.
Como la vida real no se compartimenta en períodos fiscales, los comprobantes llegan con demora a las empresas y con mucha más demora a sus contadores. Cuando los encontramos tenemos que rectificar las posiciones del impuesto desde la fecha del comprobante. Y arrastrar el saldo a favor generado hasta la posición que estamos por liquidar. Mientras el tic tac del vencimiento se acelera.
Tiempo de actualización
Es parte de la rutina diaria leer las publicaciones especializadas e informarnos acerca de los cambios de la normativa nacional, provincial o municipal. Ante cada modificación, será necesario pensar a quién le afecta y cómo. Y preparar una síntesis informando de manera clara a cada cliente que esté o pueda estar afectado por el cambio.
Chequeo del domicilio fiscal electrónico
En muchos casos, los fiscos establecieron no solo la obligatoriedad de constituir domicilio fiscal electrónico sino también el deber de consultar periódicamente (en Buenos Aires, los martes y los viernes, por ejemplo) si existen notificaciones o intimaciones. Así se vuelve necesario revisar cada caso porque los plazos para responder empiezan a correr desde esos “días de nota” electrónica. Multipliquemos la cantidad de clientes por las jurisdicciones que generan esta obligación y encontraremos unas cuantas horas de nuestra semana.
Caídas del sistema AFIP o provinciales
En la medida en que se extendieron las declaraciones juradas interactivas también aumentó el tiempo en que, al intentar entrar a un servicio o página, no es posible ingresar. O, peor aún, el sistema se cae en medio de la carga. Incluso ciertos servicios provinciales o municipales solamente funcionan en un horario determinado. O se termina la sesión porque estuvimos trabajando “demasiado tiempo”. También hay que recordar que, más de una vez, se cae el servicio del proveedor de internet. Cuando la declaración jurada se realiza en un software es más sencillo presentar el archivo generado desde otro lugar. Pero cuando se trata de declaraciones interactivas nos vemos obligados a esperar y a retomarlo en otro momento.
Declaraciones juradas redundantes
Algunas normativas establecen la obligación de realizar presentaciones duplicadas. Por ejemplo, el contribuyente de Convenio Multilateral presenta mensualmente su declaración jurada con el CM03 donde determina y paga el impuesto sobre los ingresos brutos de todas las jurisdicciones en las que está inscripto. Sin embargo, la jurisdicción Tucumán considera que el CM03 es solo un formulario informativo y de pago. Y el contribuyente debe presentar cada mes de manera adicional una declaración jurada específica exigida por la jurisdicción, con un software diferente. Si todas las jurisdicciones hicieran lo mismo, y sus clientes vendieran en todo el país, el Contador debería presentar 25 declaraciones juradas mensuales de ingresos brutos para cada cliente.
