Las Pymes, para crecer sanamente necesitan cierto grado de profesionalización que va desarrollándose con el tiempo. En ese camino hacia la profesionalización la mayoría incorpora un software de gestión. Los más modernos, amigables y accesibles desde cualquier lugar están hoy alojados en la nube.
Un primer paso con el aprovechamiento de los sistemas de gestión tiene que ver con:
- el orden de los registros,
- la posibilidad de obtener saldos en el momento (de clientes, proveedores, etc.), y
- la facilitación del cumplimiento de las obligaciones fiscales.
A toda esa información que, en un estadío anterior de la empresa, se encontraba distribuida en distintas planillas de Excel y, antes aún, en registros manuales: papeles, cuadernos (que a veces solo quien los llevaba los entendía), hoy se accede de forma diferente. Desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y hasta tenemos la posibilidad de dar diferentes grados de acceso a los distintos colaboradores.
Las conexiones entre los sistemas de la empresa y los externos también nos maravillan. Hoy podemos facturar electrónicamente desde el sistema y hasta tenemos enlace con sitios de venta online entre muchas otras aplicaciones que se encuentran disponibles.
Adicionalmente, el software de gestión nos permite avanzar en algo fundamental para las Pymes, y que muchas veces falta: el seguimiento y análisis de la gestión para ayudar a la toma de decisiones.
Gestión de Cobranzas: ¿cómo medirla?
De la efectividad de las cobranzas depende en gran medida el armado del andamiaje financiero de la empresa. Una mala gestión nos puede llevar a tener costos financieros altísimos que deterioran la rentabilidad.
Existe un ratio tradicional, el cálculo de los “días en la calle”, es decir, cuántos días de venta representa el total que nos deben los clientes. Se obtiene de la siguiente manera:
Para calcular el total adeudado por los clientes a una fecha, el sistema nos provee un informe que podemos obtener varias maneras, por ejemplo:
- Buscamos en el módulo de Clientes, el informe sobre el listado de clientes.
- Aparecerá una ventana de diálogo en la que no completaremos el nombre de ningún cliente para que nos dé el listado completo y la posibilidad de ser exportado. En general nos interesa conocer el saldo que pudieran tener clientes inactivos, por lo cual dejamos destildado el espacio. Nos conviene que sea en Excel.
- Obtenemos un listado en Excel y le agregamos un totalizador que sume el total de saldos. Ya tenemos el numerador de la fórmula.
- Ahora nos falta calcular el denominador de la fórmula. Para ello necesitamos conocer el promedio de venta diario a crédito. Para ello, dentro del módulo de Clientes vamos al Reporte de Listado de Facturas.
- Aparecerá una ventana de diálogo en la que elegiremos el período del que deseamos obtener el promedio para que resulte representativo para la empresa en cuestión. Y, como en el caso anterior, le solicitaremos al sistema que lo exporte a Excel.
- Obtenemos un Excel en el que se lista el total de facturas emitidas durante el período solicitado, que en este caso es de 60 días. El total vendido dividido 60 nos dará el importe promedio de venta diaria, que en este caso es de $ 48.419,17
- Ya estamos en condiciones de calcular los “Días en la calle”
Esto significa que el saldo de clientes pendientes de cobro representa 38 días de venta promedio de nuestra empresa. Si es correcto o no, dependerá de las condiciones de pago pactadas, del costo financiero que provoca, si está cubierto o no por el margen de rentabilidad y un sinnúmero de análisis y decisiones que se pueden tomar a partir del conocimiento concreto de lo que ocurre en la empresa.
