En este artículo veremos qué es el libro de sueldos digital:
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¿Qué es el libro de sueldos digital?
El libro de sueldos digital es una herramienta que permite a las empresas registrar electrónicamente todos los sueldos, salarios, aportes y contribuciones que deben realizar en relación a sus empleados. Es un documento importante para las empresas, ya que les permite cumplir con sus obligaciones legales y fiscales.
El libro de sueldos digital reemplaza al libro de sueldos en papel, que era utilizado anteriormente para cumplir con estas obligaciones. La digitalización del libro de sueldos presenta varias ventajas en comparación con su versión en papel, como la reducción de errores, la simplificación del proceso de registro y la posibilidad de acceso remoto.
En Argentina, el libro de sueldos digital es obligatorio para todas las empresas que tengan empleados registrados en relación de dependencia. Además, es importante destacar que las empresas deben contar con un certificado digital para poder utilizar esta herramienta.
Beneficios del libro de sueldos digital
La implementación del libro de sueldos digital tiene varias ventajas para las empresas, tales como:
- Reducción de errores: al utilizar una herramienta digital, se minimizan los errores humanos en el registro de los datos.
- Simplificación del proceso de registro: el libro de sueldos digital permite registrar la información de manera rápida y sencilla, lo que facilita el trabajo del personal encargado de esta tarea.
- Acceso remoto: los empleados encargados de la administración del libro de sueldos digital pueden acceder a él desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que brinda mayor flexibilidad y agilidad en el proceso.
- Mayor seguridad: la información almacenada en el libro de sueldos digital está protegida por sistemas de seguridad y respaldo de datos, lo que reduce el riesgo de pérdida o robo de información.
- Cumplimiento legal y fiscal: la utilización del libro de sueldos digital permite a las empresas cumplir con sus obligaciones legales y fiscales en relación a los sueldos y aportes de sus empleados.
Es una nueva herramienta informática que permite a los empleadores cumplir distintas obligaciones en un único trámite, para generar el libro de sueldos y jornales, y la Declaración Jurada mensual (F.931).
Esto quiere decir que el servicio compatibiliza el sistema de liquidación de haberes del empleador, a fin de utilizarlo como portador de los datos de entrada, junto con la información disponible en los servicios ‘Simplificación Registral’ y ‘Sistema Registral’, y elaborar así el Libro de Sueldos y Jornales junto con la Declaración Jurada mensual (F.931).
¿Es obligatorio la utilización del Libro de Sueldos Digital?
En el año 2002 se completó el esquema previsto de implementación del sistema; lo que quiere decir que la utilización es obligatoria para todos desde el comienzo del 2023.
¿Cuál es la sanción por no utilizar el Libro de Sueldos Digital?
La normativa no prevé sanciones por no operar el sistema. Se podría decir que la sanción es netamente “práctica”, ya que el empleador no podrá continuar hacia la presentación del formulario 931, falta que sí configura una infracción, además de formal, material, ya que no se pagarían los distintos conceptos incluidos en la mencionada declaración jurada.
¿Qué se modifica respecto del sistema anterior?
ANTES
Los contribuyentes debían cumplir con al menos 3 obligaciones:
- Liquidar los sueldos de sus empleados.
- Confeccionar el Libro de Sueldos y Jornales.
- Generar el F. 931.
Para ello, debían cargar los mismos datos de cada empleado, en plataformas o sistemas diferentes, generando así duplicidad de tareas con el consiguiente riesgo de incurrir en errores.
AHORA
El servicio de AFIP une la información que el empleador registra en su sistema; con la disponible en los servicios “Sistema Registral” y “Declaración en línea”, a partir de la cual genera el libro de sueldos y jornales y la declaración jurada mensual (F. 931).
Esto nos lleva a preguntarnos… ¿Está pensado el servicio Libro de Sueldos Digital para que se genere en forma manual, sin sistema de liquidación de sueldo?
Si bien es posible generar el Libro de Sueldos Digital de forma manual; es claro que el Libro de Sueldos Digital está concebido para que los liquidadores de sueldos lo hagan en forma automática a través de los sistemas informáticos. Esto se debe a la complejidad que supone la carga manual de tantos datos.
¿Cómo funciona el intercambio de información entre sistemas?
La unificación en un único trámite, supone que la información ingresada será validada en los distintos sistemas, evitando duplicidades e inconsistencias. Esto es que el sistema pasa por varias validaciones hasta que se pueda confirmar la liquidación.
El empleador, al comenzar a utilizar el ‘Libro de Sueldos Digital’, deberá efectuar una parametrización inicial. Esto significa, registrar todos los conceptos utilizados en la liquidación de haberes y asociarlos con los conceptos predefinidos por la AFIP (se puede descargar el listado de conceptos); indicando a qué subsistemas de la seguridad social se vincula cada uno.
Esta acción se realizará al utilizar por primera vez el sistema o cuando exista una modificación en los registros por la creación o baja de conceptos en la liquidación de sueldos y jornales.
A partir de ello; se tomarán los datos de cada liquidación de haberes efectuada, junto con los datos provenientes de los servicios Simplificación Registral y Sistema Registral. Con ellos se conformará el ‘Libro de Sueldos Digital’, en borrador y definitivo, a partir del cual, podrá ser generada la Declaración Jurada F.931, mediante el servicio Declaración en Línea.
Conclusión
El libro de sueldos es una herramienta importante para las empresas que buscan cumplir con sus obligaciones legales y fiscales en relación a los sueldos y aportes de sus empleados. Su implementación trae consigo varias ventajas, como la reducción de errores, la simplificación del proceso de registro y la posibilidad de acceso remoto. Para implementar el libro de sueldos digital, es necesario contar con un certificado
Entonces… ¿Hay algún sistema que nos permita presentar el Libro de Sueldos Digital y a la vez simplificar la liquidación de sueldos?
Cómo facilitar su presentación
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Como conclusión, podemos decir que el Libro de Sueldos está pensado para la digitalización “forzada” de los empleadores. Lo que en muchos casos parece un problema inicial, pero con el tiempo se pueden ver las mejoras.
