Algunos temas permanecen inmutables aunque pasen los años: la rúbrica de los libros contables deben estar copiados en forma legal.
Pero la tecnología ha ido en ayuda de esta tarea del Contador. Los sistemas contables facilitan en gran manera la preparación de los registros para el copiado y, a su vez, los sistemas de copiado se han agilizado de modo tal que, solo enviando una copia en pdf de los listados a copiar, enseguida podemos tener el libro al día.
Libros Contables
Los libros contables obligatorios, que hoy el nuevo Código Civil y Comercial denomina indispensables, son 2:
Libro Diario
En el Diario deben anotarse todas las operaciones que afecten al patrimonio del ente. Pueden anotarse individualmente o a través de asientos resúmenes de períodos no mayores a un mes. En caso de que se utilicen subdiarios, cuyos asientos resúmenes se vuelcan al Diario, los subdiarios también deberán estar rubricados.
Libro Inventario y Balance
En este libro se registra el Balance anual y el inventario.
A estos libros, se agregan aquellos subdiarios que se consideren necesarios, de acuerdo al tipo de organización contable y dimensión de cada empresa (subdiarios de Proveedores, Clientes, Movimientos de Fondos u otros)
Rúbrica de Libros IGJ
Los libros en los que se van a asentar las operaciones tienen que estar rubricados ante el Registro Público de Comercio de la jurisdicción donde la empresa tiene su domicilio legal.
En el caso de la Ciudad de Buenos Aires, el Registro Público de Comercio es llevado por la Inspección General de Justicia.
El nuevo Código Civil y Comercial denomina individualización a la tradicional rúbrica. Se trata de una oblea colocada en la primera hoja del libro por la Autoridad de Aplicación. Ahí consta: el número que identifica al libro, la denominación de la empresa, el nombre del libro, el número del libro y la cantidad de folios.
Los libros deben estar encuadernados; aunque el nuevo código no habla del foliado que ha sido una tradición y una necesidad lógica para identificar las operaciones.
Los libros tienen que cumplir ciertos requisitos para que las operaciones de la empresa sean consideradas válidas. Cuando se llevan en legal forma, esto presupone, salvo prueba en contrario, que la información que surge de ellos es cierta. Es decir, son prueba a favor en un juicio.
En cuanto a la forma de llevarlos, la registración debe ser cronológica, actualizada y sin alteraciones que no se hubieran salvado. Deben llevarse en idioma y moneda nacional.
El hecho de contar con un sistema de gestión simplifica todas estas obligaciones ya que, en el momento en que se desee, se cuenta con un diario ordenado cronológicamente, actualizado y, por supuesto, sin alteraciones.
Ya no se espera la inexistencia de errores sino que se los busca, se los modifica y se genera el listado correcto, que se copia en el Libro.
Libros Impositivos
En general, los subdiarios impositivos iva ventas e iva compras complementan los libros contables. Estos libros son la base para la determinación de los impuestos (particularmente IVA e Ingresos Brutos) y resultan de suma utilidad en requerimientos fiscales posteriores.
Libros societarios
Las sociedades anónimas deben llevar:
- Libro de Actas de Directorio
- Libro de Actas de Asamblea
- Registro de Accionistas
- Libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asamblea.
En el caso de las SRL alcanza con un Libro de Actas.
SAS: cambio tecnológico
Párrafo aparte merece el modo en que las SAS deben llevar sus libros.
Estas sociedades tienen obligación de utilizar los mismos registros que las SA. Pero, a diferencia de ellas, la rubricación se realiza digitalmente a través del TAD/SAS Libros Digitales.
Con la generación de un código hash se identifica cada documento que luego se registra en el TAD, cumpliendo con la obligación legal.
Para asegurar la cronología y la inalterabilidad, el segundo documento debe estar encabezado con el hash del documento anterior.
Es importante mencionar que los documentos no se suben al TAD sino únicamente el hash generado.
La norma obliga a que cada documento esté guardado en 3 lugares distintos: la sede social, un domicilio distinto de la sede social y una copia virtual, en un servicio de nube. La SAS debe informar esos domicilios al momento de realizar la primera rúbrica digital, y actualizarlos si se modifican. Lo ideal es que esos documentos queden guardados en pdf para evitar que sean modificados.
El hash es único e inmodificable para cada documento. Cuando un tercero recibe una copia puede verificar en el TAD la validez del hash y, en consecuencia, la validez del documento.
El plazo para registrar las operaciones correspondientes al Libro Diario no pueden superar los 3 meses. En el caso del Inventario y Balances las presentaciones deberán realizarse dentro de los 4 meses del cierre de ejercicio. En cuanto a las Actas, deben estar copiadas dentro de los 10 días de celebradas.
Es decir que la ventaja de utilizar una registración digital tiene como contrapartida la necesidad de estar muy atentos a los plazos ya que, al generar el código hash, quedará en evidencia si esos plazos no se cumplieron.
Si tenés una SAS, Colppy tiene habilitado el lugar para que dejes asentado el HASH en el Libro Diario y tengas presente cumplir con este paso legal.
Para todos aquellos entes que continúan llevando sus libros rubricados de la manera tradicional, es importante monitorear los libros de la empresa para tener en claro cuándo será necesario enviar a rubricar un libro nuevo, con el tiempo suficiente para que todas las operaciones queden registradas en un libro rubricado con anterioridad.
