Si hacemos una mirada hacia una década atrás en materia de administración de empresas y tecnologías aplicadas, no podremos ver más evolución que las subsiguientes actualizaciones de Office; que han ido dando un formato más cercano y moderno como Excel, pero no mucho más que eso.
Las empresas han estado utilizando como modo de sistema administrativo eficiente las planillas de cálculos, que si bien pueden haber cumplido una función preponderante durante mucho tiempo; hoy resultan obsoletas por el modo vertiginoso en que las operaciones se producen; y porque gran cantidad de datos ya vienen dados a través de redes informáticas a las que se le pone una frontera cuando el modo de procesamiento de la información se produce de manera offline.
Si llevar infinitas planillas de cálculo podría considerarse más o menos manejable, no resulta igual de eficiente cuando se quiere compartir los datos con distintos departamentos, dependencias o sucursales de una misma entidad; y ni si quiera considerar la posibilidad de imprimir esa información para poder observarla con más claridad porque esa acción se acercaría al caos.
Un fichero al alcance de tu mano
Como alternativa hay un fichero móvil y accesible, se esté donde se esté, que es la Nube. Podríamos imaginarnos a la Nube como una especie de cajón virtual, que nos acompaña en el recorrido que hagamos y que siempre ofrece la información más relevante o que se haya organizado de manera privilegiada.
En la Nube puedes guardar cualquier tipo de dato que necesites tener siempre a mano, pero cuando de planillas de cálculo se trata, la mejor manera es gestionar de forma directa la información en un sistema propio que ya se encuentre disponible online –y que de manera más cercana podríamos llamar internet– para que se tenga no solo toda la información accesible sino claramente organizada de manera funcional.
Abandona el Excel: ¡no lo extrañarás!
Ocurre muy a menudo que no podemos desprendernos de los hábitos que consideramos efectivos, aunque ellos nos provoquen ciertos trastornos. Sin embargo, una de las cualidades que tiene el cambio y el desprenderse de ciertas cosas, es la posibilidad que se abre de dar espacio para el ingreso de nuevas oportunidades.
El Excel te permite hoy, por ejemplo, realizar una administración efectiva de tu empresa pero ¿puedes cotejar datos fácilmente? ¿Tienes la posibilidad de integrar el contenido con un sistema de facturación electrónica? ¿Sabes qué ha estado pasando en otras áreas de la empresa vinculadas de manera directa con la facturación?
Esos recorridos que tienes que hacer recabando y registrando información, pueden simplificarse en gran medida cuando los datos ya se van incorporando en el sistema de administración online paulatinamente.
Todo el tiempo que te lleva la carga de datos puede disminuirse y, en su lugar, dedicar mayor tiempo a la revisión de lo que hayas ingresado; y a la optimización de los mismos en los procesos en que haga falta.
¡No temblarás ante las comparaciones anuales!
¿Recuerdas la dificultad y lentitud con la que te disponías a preparar los datos para cotejar los circuitos administrativos de años anteriores? Todo puede ser mucho más sencillo. El reemplazo de las planillas de Excel por sistemas de administración online, facilita las tareas; mientras hace más amigable la lectura de información en el corto, mediano y largo plazo.
Con el acceso a un solo sitio, puedes tener toda la información que se ha estado ingresando por gran cantidad de tiempo desde los distintos departamentos; y la actividad de revisión no solo será más placentera sino también mucho más efectiva.
Vete de tu empresa en paz sin perder el control
Los viajes de negocios, las vacaciones, las visitas a clientes y muchas otras causas que pueden mantenerte lejos de tu empresa ya no son un problema; puesto que puedes tener contacto con toda la administración en tiempo real estés donde estés. ¿Te ha ofrecido el Excel alguna vez esta ventaja?
Ya es momento de que pienses en los beneficios y en el crecimiento que puede aportarte un sistema de administración online: que te ayude a eliminar por completo las planillas de Excel.
