Seguramente muchas veces oíste hablar de cuentas, mayores y libros y te pareció algo lejano, un tema de contadores, técnico y aburrido. Quieres vender, dedicarte a diseñar los modelos de la próxima temporada y a estudiar tendencias. Te entiendo, ¡si es la base de tu emprendimiento! Pero ¿sabes qué? Si no conoces cómo marcha tu negocio, no analizas tu gestión de fondos,o no sabes cuáles son tus fortalezas y debilidades, tu empresa puede correr riesgos.
Solo si ves los problemas podrás pensar las soluciones y decidir tu curso de acción.
Un sistema de gestión como Colppy no sólo es útil para que el contador calcule cuánto tienes que pagar de impuestos. Es la herramienta esencial de la administración de tu negocio. Como toda herramienta solo necesitas aprender cómo utilizarla y conocer cómo funciona.
Qué es una cuenta contable:
Una cuenta contable es un lugar donde se guarda un mismo tipo de transacciones. Todas las veces que una operación comercial se registra, se anota en las cuentas que se vinculan a ese clase de operaciones.
Con estos movimientos la cuenta se va modificando. Es un proceso dinámico. De la diferencia entre las operaciones positivas y negativas que se anoten en ella (técnicamente, las partidas deudoras y acreedoras que se imputen) tendrás el saldo de la cuenta. En cualquier momento, puedes consultarlo y utilizar la información que te brinda.
Veamos qué información puedes obtener de tu contabilidad en relación con las cuentas que conforman el rubro que se denomina Disponibilidades y que, en definitiva, reúne el dinero que tienes disponible.
Cuenta Caja:
Habitualmente se la utiliza para registrar el dinero que entra y sale de la empresa. Puedes consultar un listado de los movimientos de la cuenta (habitualmente llamado mayor) donde podrás ver las entradas, las salidas y el saldo. Luego de haber pagado gastos y de haber cobrado las ventas, el saldo de la cuenta Caja indicará el dinero en efectivo que tienes. Por ejemplo, $1.000.
¿Qué control puedes hacer? Primero puedes constatar si esto es así: ¡cuenta el dinero! Este conteo se suele llamar arqueo. ¿Qué pasa si, cuando cuentas el dinero, hay $800? Tendrás que ver qué pasó: ¿omitiste anotar un gasto? ¿Registraste dos veces una cobranza? ¿Retiraste dinero y no lo asentaste? ¿Alguien pudo haberse llevado parte del dinero? El sistema contable online es el sensor más efectivo para alertarte de estas situaciones y te permite revisar y seguir el problema.
Cuenta Bancos:
Es conveniente que cada banco con el que operas tengan su propia cuenta contable. Allí registrarás los movimientos que realizas con el banco: los cheques que emites, los que depositas, los gastos bancarios. Cuando listes el mayor de la cuenta y mires el saldo, vas a compararlo con el saldo que tienes en el banco y que, internet mediante, puedes consultar en cualquier momento y bajarlo a tu dispositivo.
Y aquí seguramente ambos saldos diferirán. Comparar el extracto bancario con la contabilidad y analizar las diferencias es la base de la conciliación bancaria. Con este análisis puedes detectar si hubo un cheque rechazado, si hay costos bancarios que no habías considerado o si hay algún régimen de recaudación bancaria que el banco te está aplicando. Cuanto antes descubras el problema, será más sencillo resolverlo.
Cuenta Valores a depositar:
Aquí quedarán registrados todos los cheques en cartera que te entregaron tus clientes y que aún no fueron cobrados. En este caso, hay una herramienta que mejora la información que te brinda el mayor. Si utilizas un sistema contable online podrás generar un reporte que te informe quién te entregó el cheque, la fecha de vencimiento y el importe, con la tranquilidad de que la información estará siempre actualizada. Con ese reporte podrás estimar los fondos que ingresarán en tu banco en una determinada fecha o elegir cuáles endosarás para efectuar un pago o descontar en el banco.
Con la información que te brinda tu sistema contable tendrás siempre disponible toda la información que un CFO necesita conocer para la gestión de fondos de la empresa.
