Sistemas online para la administración de negocios: ¿de qué se tratan?

¿Ya escuchaste hablar de los sistemas online para la administración de negocios? Si has leído sobre ello, seguramente te queden algunas dudas por resolver y aún no has descubierto esos sistemas es momento de que tomes verdadero conocimiento de cómo funcionan. He aquí los aspectos más destacados que tienes que saber para entender cómo operan.

El almacenamiento en la Nube

El hecho de que un sistema de administración funcione online significa que no necesitas contar con un software pre instalado en tu computadora para poder acceder a la gestión de tu negocio y que, además, estés donde estés tendrás acceso a tus datos. ¿Cómo? Esto es así porque toda la información que de manera privada gestionas se encuentra disponible en un espacio denominado Nube y al que se accede cada vez que lo necesites y desde el dispositivo en que te encuentres

Esta posibilidad puede cambiar radicalmente el modo en que te vincules con la administración de tu negocio. Por un lado tendrás disponibles todos tus datos vayas donde vayas. Así no habrá registros incompletos ni trámites extras cuando no sabes cómo está llevándose una operación.

Si hasta el momento contabas, en el mejor de los casos, con esos grandes documentos de Excel, hoy podrías tener todos esos datos disponibles sin papeleo ni carpetas interminables.

No te alarmes ¡ya has tomado contacto con la Nube!

Si todavía no te sientes demasiado familiarizado con el concepto de que todo está disponible online y eso te genera cierto temor, es importante que te pongas a memorizar y te darás cuenta que ya has estado operando en la Nube casi sin darte cuenta.

Si operas a través de Home Banking es porque tus datos se encuentran en una Nube. ¿O acaso no has viajado y has tenido la posibilidad de verificar tus transacciones? Y si aún no dominas estos accesos online que ofrecen los bancos, tus datos igualmente se encuentran ahí por si llegara el momento en que quieras consultarlos.

Con este ejemplo te darás cuenta la seguridad con la que se trabaja. Imagina que si fuera un procedimiento inseguro ¿quién permitiría que sus cuentas se encuentren online?

Derribar las barreras de la temporalidad y espacialidad

Otro ejemplo que puede servir para entender las ventajas de operar con un sistema online de administración de negocios se encuentra en la manera en que han evolucionado los sistemas de comunicación.

Hasta hace un tiempo tenías que esperar en tu oficina la llegada de contratos, acuerdos, documentos y toda la información que requiriera tu comercio. Un procedimiento engorroso y que te ataba temporalmente a quedarte detrás de tu escritorio. Con el email esta obligatoriedad de permanecer todo el día a la espera de los datos se ha eliminado por completo y seguramente has ido invirtiendo todo ese tiempo en aumentar la productividad y las gestiones que más productivamente te benefician.

Accesos infinitos y orden en tus cuentas

Todo sistema de gestión de tu comercio o PyME tenía seguramente un modo de operar limitado. La limitación se hacía presente en el sentido de los accesos que se pudieran tener y de la locación de los datos. La centralización de la información ha sido y sigue siendo, con frecuencia, un problema para la administración puesto que no todos los empleados toman la misma responsabilidad en dejar sus documentos compartidos en una red y esto se traduce en tiempo extra buscando datos, recolectándolos, reclamándolos.

Así mismo, todo este sistema de administración tradicional implica personal ocupado en la recolección y carga de datos cuando lo verdaderamente productivo sería ocupar el mismo tiempo en la evaluación de los datos y no en la carga de los mismos.

Pero ¿qué se puede hacer si las planillas o softwares de gestión se encuentran solamente en el despacho del administrativo?

Como contrapartida, que cada área y sector tenga la disponibilidad de cargar la información dentro de un sistema en el momento en que se está gestionando la tarea es mucho más ágil, rápido y productivo.

Múltilples usuarios accediendo al mismo momento a un sistema y teniendo los datos en tiempo real a medida que se están llevando a cabo las operaciones da un plus en lo que a celeridad se refiere y a resultados más concretos y veloces.

Beneficios reales con un sistema online de administración

No hay un límite mínimo ni máximo de facturación que tengas que tener para aprovechar un sistema de administración online. Todo el que desee tener sus cuentas en orden y así potenciar inversiones, reasignar tareas y optimizar el tiempo, puede aprovechar esta manera de autogestionarse.

Solo necesitas un acceso a internet y un dispositivo desde el que acceder para la carga de datos, la visualización de los mismos, la generación de facturación electrónica, etc.

Con absoluta seguridad, como ocurre con las operaciones de Home Banking tienes tus cuentas al día estés donde estés sin ausencia de datos y con el costo más operativo que existe ya que este tipo de sistemas solo cobran por el uso que se le da, sin necesidad de mantenimientos ni actualizaciones periódicas.




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